Ciągłość działania

Ciągłość działania

Zbyt wielu menadżerów uważa, że ciągłość działania to fanaberia bogatych firm, które mają dużo wolnych zasobów.  Często też pada argument, że prawdopodobieństwo zdarzenia, które unieruchomi organizację jest na tyle małe, że nie warto poświęcać temu czasu. Poza tym, przecież w razie czego coś wymyślimy, prawda? Jeśli masz podobną opinię i nie masz obaw, że zakłócę Twoje dobre samopoczucie, zapraszam do lektury.

Czym właściwie jest ciągłość działania (Business Continuity)?  Napiszę własnymi słowami, bez książkowych definicji. Chodzi o to, by działać nieprzerwanie. Proste? Mamy być przygotowani na nieprzewidziane i właśnie na takie okoliczności zbudować scenariusze przetrwania. Skuteczna reakcja firmy w sytuacji kryzysowej minimalizuje przestój. Zespół ma wiedzieć co należy robić. Jako że takie momenty w życiu firmy mogą zadecydować o jej przyszłych losach, nie ma tu miejsca na improwizację.

W planowaniu ciągłości działania, pod uwagę bierzemy zarówno zagadnienia techniczne – awarie maszyn, systemów IT jak i obszar biznesu, w tym problemy naszych dostawców, oraz kapitał ludzki. Dla uproszczenia, organizacje skupiają się zazwyczaj na procesach krytycznych. Czyli takich, które warunkują przetrwanie. Wskazuje je nam analiza BIA (Business Impact Analysis) czyli Analiza Wpływu na Biznes.

Kto się powinien tym zająć? Ciągłość działania to już planowanie strategiczne, a więc obszar odpowiedzialności zarządu. W praktyce, cała organizacja musi być zaangażowana w planowanie. W szczególności właściciele procesów, czyli osoby odpowiedzialne, za poszczególne odcinki, np.: sprzedaż, marketing, zaopatrzenie, itd. I choć, cechą immanentną menadżera jest przewidywanie i szacowanie ryzyk, to jednak nasza orientacja na sukcesie rynkowym wycelowana jest w pogoń za przychodami. I w tej gonitwie, często ginie nam dbałość o zdolność do wywiązania się z powziętych zobowiązań, czyli realizację pozyskanych zleceń bez względu na okoliczności.

Niestety, ciągle jeszcze problematyka z zakresu zapewnienia ciągłości działania dla małych i średnich firm w Polsce, to temat tabu. Mało kto o nim wie, a jeśli już, to zagadnienie spychane jest na bliżej nieokreśloną przyszłość. Mimo odpowiedzialności Zarządu przed udziałowcami czy akcjonariuszami, w tym odpowiedzialności osobistej, nie przejawiamy zainteresowania przetrwaniem firmy, którą zarządzamy. Czy to się zmieni? Jak pokazują doświadczenia naszych europejskich sąsiadów, na pewno tak.

Nie ma świętości Panie i Panowie. Awaria nie zaczeka!

Nie ma świętości Panie i Panowie. Awaria nie zaczeka!

Prędzej czy później każdy sprzęt zawiedzie. Dlaczego? Bo steruje nim napisane przez ludzi oprogramowanie. Może to trochę obrazoburcze, ale w tej kwestii trudno będzie mnie przekonać. Tempo zmian jest już tak duże, że wyprodukowanie aplikacji bez błędów graniczy z cudem. Pośpiech jest, jak wiadomo, zabójcą dokładności. Jeśli dodać do tego, stale rosnącą liczbę funkcji, i że teraz „każdy może programować”, to przyszłość w kontekście niezawodności jawi się w czarnych barwach. Spoko, jest i na to rada, ale pamiętajcie, awaria nie zaczeka na człowieka!

Zawsze trafiam na najtrudniejsze przypadki. Zawieszony iPhone tak, że trzeba cierpliwie czekać aż bateria się wyczerpie, router sieci domowej, który nie wiedzieć czemu „przyjmuje” tylko połączenia wifi ze smartfonów, a na koniec zawieszający się Polar V800 właśnie wtedy gdy zaczynam trening, grrr! W rezultacie myślę, że gdy ja dzwonię na help-desk techniczny producenta lub dostawcy usług, to wszyscy w tym momencie biegną schronić się do toalety 😉 Tradycyjnie mój przypadek jest nikomu nieznany, a przez to pomoc nigdy nie nadchodzi. Zwykle muszę sam, metodą prób i błędów, zdiagnozować problem i zapanować nad trudną materią. Kosztuje mnie to sporo czasu i nerwów, ale przez to już dawno pogodziłem się z faktem, że nie ma rzeczy/systemów bezawaryjnych. I jeszcze jedno, tak samo jak zakup drogiego auta leczy z przeświadczenia, że drogie i markowe się nie psuje, tak samo powinno myśleć się o swojej własnej serwerowni. Czyż nie?

W dodatku, wszystko zaczyna komunikować się ze sobą nawzajem, a to, plus wszechobecne bezpieczeństwo, jeszcze powiększa złożoność serwowanych nam ekosystemów informatycznych.

Zawsze hołduję nadmiarowości i namawiam Was do tego by, planując zasoby IT, zarówno własne jak i chmurowe, pamiętać o redundancji. Poza tym biznesowo, dla procesów krytycznych musi być wcześniej opracowana „ścieżka awaryjna”. Chcesz działać mimo awarii, przygotuj się na to zawczasu. Nie licz na inteligencję swojej organizacji i że jakoś to będzie. Gdy coś się wydarzy nie będzie czasu na wymyślanie, wtedy trzeba szybo działać by minimalizować przestój.

Zachęcam do zapoznania się z tekstem: „Czy mojej firmie potrzebne jest zapasowe centrum danych (w domyśle – DraaS)?

Czy mojej firmie potrzebne jest zapasowe centrum danych?

Czy mojej firmie potrzebne jest zapasowe centrum danych?

Pytanie z gatunku podchwytliwych 😉 Trzeba wiedzieć uprzednio jaki wpływ na procesy w naszej organizacji ma IT? Wystarczy przeprowadzić prostą projekcję. Jeśli to, że cały sprzęt informatyczny nie działa, a informatyk jest na urlopie, nie przeszkadza zbytnio firmie w prowadzeniu biznesu, lub jeśli przestój IT nie zatrzymuje procesów krytycznych, odpowiedź jest oczywista i nie trzeba czytać dalej. Komu zatem potrzebne jest zapasowe centrum danych?

Jeśli jednak Twoja organizacja silnie związana jest z przetwarzaniem danych, a najważniejsze procesy obsługiwane są przez aplikacje, trzeba się pochylić głębiej i policzyć. Co policzyć? Ano nic innego tylko koszt przestoju. Koszt ogólny będzie policzyć najłatwiej. Ci bardziej skrupulatni mają policzony koszt przestoju pojedynczego procesu. Ja do tego nie namawiam, bo bliskie jest mi podejście praktyczne i stronię od dorabiania sobie zajęć 😉

Jaki jest zatem koszt zatrzymania całej firmy? Przykładowo: firma usługowo-handlowa zatrudniająca 25 osób, pracuje 5 dni w tygodniu przez 8h dziennie, a jej roczny przychód to 15 mln złotych. Wyliczając „wartość” przestoju badamy zasadniczo dwa czynniki: utracone przychody i wynagrodzenie. W dużym uproszczeniu wygląda to tak (dla 2017 r): 15 mln / 250 dni / 8h = 7 500 zł/h. Teraz wynagrodzenia: średnia krajowa (koszt pracodawcy) 5 590 zł * 12/2 000 h = 33,54 zł/h * 25 os = 838 zł/h. Podsumowując, godzina przestoju tej firmy to 8 338 zł, za to dniówka to już 66 704 zł. Mało to czy dużo, sami oceńcie. Rzecz jasna, to nie koniec kosztów. Nie ośmielę się jednak w ten sposób oszacować kar umownych czy kosztów utraconej reputacji, bo byłoby to świętokradztwo ;-). Pamiętajmy też, że po takiej wpadce, część naszych klientów, dla bezpieczeństwa swojej ciągłości dostaw, może zechcieć zweryfikować warunki handlowe u konkurencji?

Warto liczyć i pamiętać, że zapewnienie ciągłości działania np. poprzez usługę: DRCaaS lub DRaaS, to w istocie odpowiedź na zapotrzebowanie „cyfrowych czasów”. Rynek oczekuje by firmy były dostępne non-stop. Wysoka dostępność aplikacji i danych poprawia produktywność. Technologia kreuje nową rzeczywistość, ale i stwarza możliwości by sprostać nowym wyzwaniom. Na zapewnienie ciągłości działania jeszcze kilka lat temu stać było tylko największe firmy i banki. Obecnie, dzięki wirtualizacji i usługodawcom chmurowym powstały usługi: DRCaaS i DRaaS jako odpowiedź na potrzeby i możliwości małych i średnich firm.